Privātuma politika

Par šajā Privātuma politikā aprakstītās personas datu apstrādes veikšanu ir atbildīgs uzņēmums AS “Olpha”, kas kā personas datu pārzinis nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus, kā arī īsteno atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu datu apstrādes atbilstību Vispārīgās datu aizsardzības regulas  (turpmāk – Regula) prasībām.

Pārziņa kontaktinformācija:

AS “Olpha”

Juridiskā adrese: Rūpnīcu iela 5, Olaine, Olaines novads, LV-2114;

E-pasta adrese: [email protected]

Tālruņa Nr.+371 67013708

Personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija:

[email protected]

Nolūki, kādiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus, tiešā veidā ir atkarīgi no mūsu sadarbības vai mijiedarbības veida, piemēram:

• ja esat amata kandidāts, Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus, lai izvērtētu Jūsu atbilstību amata prasībām un izvēlētos piemērotāko kandidātu darba tiesisko attiecību nodibināšanai – detalizētāk skatīt sadaļā Amata kandidātu datu apstrāde
• ja esat Sabiedrības teritorijas apmeklētājs, Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus, lai nodrošinātu caurlaižu režīma ievērošanu, kā arī izmantojam videonovērošanu, lai nodrošinātu mūsu īpašuma, darbinieku un apmeklētāju aizsardzību no dažāda veida prettiesiskiem apdraudējumiem – detalizētāk skatīt sadaļā Teritorijas apmeklētāju datu apstrāde
• ja esat Mūsu sadarbības partneris, tā darbinieks, pārstāvis vai kontaktpersona, Mēs apstrādāsim datus, kas nepieciešami sadarbības līguma noslēgšanai, izpildei, saziņai un tiesību normām atbilstošas sadarbības īstenošanai – detalizētāk skatīt sadaļā Sadarbības partneru, to darbinieku, kontaktpersonu, pārstāvju un citu saistīto personu personas datus datu apstrāde
• ja esat veselības aprūpes speciālists Jūsu dati tiks apstrādāti pastāvīgas sadarbības veidošanai, pēc Jūsu izvēles komunikācijas nodrošināšanai par dažādām tēmām, kā arī apmācību nodrošināšanai– detalizētāk skatīt sadaļā Veselības aprūpes speciālistu datu apstrāde
• ja esat zāļu blakusparādību ziņojuma iesniedzējs vai zāļu blakusparādību ziņojumā norādītā persona, Mēs saņemtos personas datus apstrādāsim nolūkā iegūt, apkopot, analizēt un ņemt vērā informāciju par novērotajām zāļu blakusparādībām – detalizētāk skatīt sadaļā Zāļu blakusparādību ziņojuma iesniedzēju vai zāļu blakusparādību ziņojumā norādīto personu datu apstrāde
• ja esat mūsu organizētā klīniskā pētījuma dalībnieks, Jūsu dati tiks apstrādāti ar mērķi gūt apstiprinājumu zāļu drošībai un efektivitātei cilvēka organismā un Mēs tos saņemsim pseidonimizētā veidā – detalizētāk skatīt sadaļā Klīniskā pētījuma dalībnieka datu apstrāde
• ja esat Mūsu organizētā zāļu lietošanas novērojuma dalībnieks, Jūsu dati tiks apstrādāti, lai izvērtētu ārstēšanas iespējas un labāk palīdzētu cilvēkiem ar veselības problēmām, kuru ārstēšanai paredzētas novērojamās zāles, un Mēs Jūsu datus saņemsim pseidonimizētā veidā – detalizētāk skatīt sadaļā Zāļu lietošanas novērojuma dalībnieka datu apstrāde
• ja esat mūsu organizēto pasākumu apmeklētājs vai dalībnieks, Jūsu dati var tikt apstrādāti pasākuma organizēšanas, rīkošanas un atspoguļošanas mērķiem – detalizētāk skatīt sadaļā Mūsu organizēto pasākumu apmeklētāja vai dalībnieka datu apstrāde
• ja esat vēstules, iesnieguma, pieprasījuma vai sūdzības iesniedzējs – detalizētāk skatīt sadaļā Vēstules, iesnieguma, pieprasījuma vai sūdzības iesniedzēja datu apstrāde
• ja esat Mūsu piešķirtās stipendijas saņēmējs – detalizētāk skatīt sadaļā AS “Olpha” piešķirtās stipendijas saņēmēja datu apstrāde
• ja lūgsiet piešķirt ziedojumu – detalizētāk skatīt sadaļā Ja lūgsiet piešķirt ziedojumu
• ja esat trauksmes cēlēja ziņojuma iesniedzējs – detalizētāk skatīt sadaļā Trauksmes cēlēja ziņojuma datu apstrāde
• ja esat mūsu tīmekļa vietnes apmeklētājs – detalizētāk skatīt sadaļā Tīmekļa vietnes apmeklētāja datu apstrāde

Lūdzam ņemt vērā, ka gadījumā, ja mūsu sadarbība vai mijiedarbība notiek vairākos statusos, tad personas dati tiks apstrādāti katra šī statusa ietvaros, piemēram, ja esat sadarbības partnera pārstāvis, kas īsteno līguma slēgšanu ar Sabiedrību un apmeklējat Sabiedrības teritoriju, tad personas dati tiks apstrādāti gan kā norādīts punktā par Sadarbības partnera pārstāvjiem (līguma noslēgšanai un izpildei), gan arī kā norādīts punktā par apmeklētājiem (videonovērošana un caurlaižu režīma nodrošināšana). Lai uzzinātu precīzāk, kādus personas datus, kādiem nolūkiem mēs par Jums apstrādājam, lūdzu, izvērtējiet veidu kādā mēs sadarbojamies un iepazīstieties ar sev atbilstošajām Privātuma politikas sadaļām.

Sabiedrība amata kandidātu personas datus apstrādā personāla atlases procesu nodrošināšanai nolūkā veikt amata kandidātu izvērtēšanu un piemērotu kandidātu atlasi darba tiesisko attiecību nodibināšanai. Lai noteiktu kandidāta piemērotību amatam un izraudzītos piemērotākos kandidātus darba tiesisko attiecību nodibināšanai, tiek organizēti personāla atlases konkursi, izsludinot vakanci uz konkrēto amatu, tiek saņemti, izvērtēti un saglabāti pieteikuma dokumenti (piemēram, pieteikuma vēstule, Curriculum Vitae, motivācijas vēstule) no kandidātiem, kā arī notiek saziņa ar kandidātiem, tiek organizētas intervijas un var tikt iegūtas atsauksmes, ja kandidāts ir norādījis atsauksmes sniedzēju un tā kontaktinformāciju.

Sabiedrība personas datus pamatā iegūst no paša kandidāta – no kandidāta iesniegtajiem pieteikuma dokumentiem Sabiedrībai (vai personāla atlases pakalpojumu sniedzējam, kurš rīkojas Sabiedrības vārdā), no intervijas laikā kandidāta paustās informācijas. Sabiedrība jo īpaši aicina kandidātus nesniegt personas datus, kas nav nepieciešami pieteikuma uz vakanci Sabiedrībā izvērtēšanai, piemēram, fotogrāfiju, informāciju par vecumu, informāciju, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību vai dalību arodbiedrībās, datus par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju vai informāciju par veselības stāvokli.

Personāla atlases procesa ietvaros dati var tikt iegūti arī no trešajām personām, piemēram, no atsauksmes sniedzēja, ko kandidāts ir norādījis; no personāla uzņēmuma datu bāzes, ja kandidāts tajā ir reģistrējies; no sociālajiem tīkliem, ja kandidāts pats par sevi ir darījis publiski pieejamu informāciju.

Apstrādātie dati

Amata kandidāta vārds, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese, informācija par izglītību (izglītību un kvalifikāciju apliecinošos dokumentos norādītā informācija), informācija par darba pieredzi, prasmēm, profesionālajām un personiskajām īpašībām, kā arī cita informācija, ko pretendents ir norādījis pieteikuma dokumentos

(piemēram, pieteikuma vēstule, Curriculum Vitae, motivācijas vēstule), kandidāta bijušā vai esošā darba devēja atsauksme par kandidātu, Sabiedrības lēmums un viedoklis par kandidātu, kandidāta personas dati, kas tiek iegūti, komunicējot ar kandidātu, kandidāta intervijas laikā.

Atsauksmes sniedzēja vārds, uzvārds, darba vieta, amats, kontaktinformācija – tālruņa numurs un/vai e-pasts, sniegtā atsauksme

Tiesiskais pamats

Datu subjekta piekrišana (Regulas 6.panta 1.punkta a) apakšpunkts – kandidātam piesakoties un iesniedzot savus pieteikuma dokumentus dalībai personāla atlases konkursā;

Pārziņa leģitīmas intereses (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – pretendentu novērtēšana, atsauksmju izvērtēšana, piemērotu pretendentu atrašana darba tiesisko attiecību nodibināšanai, Sabiedrības likumīgo interešu aizsardzība;

Noteiktos gadījumos arī Juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts) – ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Sabiedrība izmanto personas datu apstrādātāju, kas Sabiedrības vārdā un uzdevumā, pamatojoties uz Sabiedrības norādījumiem nodrošina darba sludinājumu publicēšanu savā vietnē www.cv.lv un kandidātu pieteikuma dokumentu saņemšanu, glabāšanu  un nodošanu Sabiedrībai.

Ja kandidāts ir norādījis atsauksmes sniedzēja kontaktinformāciju atsauksmju iegūšanai, Sabiedrība var nodot informāciju par to, ka attiecīgais kandidāts pretendē uz amatu Sabiedrībā, atsauksmes sniedzējam.

Dati var tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā vai ja tas nepieciešams Sabiedrības likumīgo interešu aizsardzībai

Glabāšanas ilgums

Dati tiks glabāti līdz atlases procesa noslēgumam un 6 mēnešus pēc atlases procesa pabeigšanas, lai pierādītu atlases procesa korektu norisi, atbildētu uz pretenzijām, sūdzībām un tiesiskā veidā risinātu radušās pretenzijas. Personas dati var tikt saglabāti arī ilgāku laiku, ja tiek nodrošināts atbilstošs tiesiskais pamats (datu subjekta piekrišana) ievākto datu izmantošanai citos atlases konkursos.

1. Caurlaižu režīma nodrošināšanai

Sabiedrības rūpnīcas teritorija ir paaugstinātas bīstamības objekts (turpmāk – Objekts) un to apmeklē liels apmeklētāju skaits. Attiecībā uz Objektu atbilstoši normatīvo aktu prasībām ir veicami noteikti drošības, tai skaitā ierobežotas piekļūšanas nodrošināšanas pasākumi. Līdz ar to ir svarīgi nodrošināt efektīvus un samērīgus pasākumus attiecībā uz drošību un iekļūšanu Objektā, veicot datu apstrādi šādiem nolūkiem:

1)           Nepiederošas personas nepieļaušana Objektā;

2)           Rūpnieciskas avārijas novēršana un atklāšana;

3)           Objektā esošas personas vitāli svarīgu interešu (dzīvība, veselība) apdraudējuma novēršana;

4)           Iespējama noziedzīga nodarījuma novēršana, atklāšana vai fiksēšana, pārkāpēja identificēšana;

5)           Objektā noteiktā laika periodā esošo personu skaita un identitātes noteikšana ārkārtas situāciju gadījumos.

Lai sasniegtu norādītos nolūkus, Sabiedrības rūpnīcas teritorijā personas drīkst atrasties tikai saņemot atbilstošu atļauju saskaņā ar Nolikumu par caurlaižu režīmu AS “Olpha”. Sabiedrībā notiek personas datu apstrāde, izsniedzot attiecīgās caurlaides (vienreizējā caurlaide vai terminētā caurlaide) un kontrolējot noteiktā caurlaižu režīma ievērošanu – personas ierašanos Objekta teritorijā un teritorijas atstāšanu. Iebraucot un izbraucot no Sabiedrības teritorijas tiek reģistrētas caurlaides punktu šķērsojošo automašīnu numura zīmes.

Apstrādātie dati

Par vienreizējās caurlaides saņēmēju: vārds, uzvārds, pārstāvētā uzņēmuma nosaukums, vienreizējās caurlaides numurs, apmeklētā uzņēmuma nosaukums, informācija par datumu un laiku, kad persona ieradās un devās prom no Objekta, un šāda informācija gadījumā, ja tiek izmantots transportlīdzeklis iebraukšanai un izbraukšanai no Objekta – transportlīdzekļa marka un valsts reģistrācijas numurs, vienreizējās transportlīdzekļa caurlaides numurs, informācija par datumu un laiku, kad transportlīdzeklis iebrauca un izbrauca no Objekta.

Papildus iepriekš norādītajam datu apjomam par terminētās caurlaides saņēmēju tiek apstrādāti vēl arī šādi personas dati: personas kods, fotogrāfija, amats pārstāvētajā uzņēmumā, terminētās caurlaides derīguma termiņš, stāvlaukums, kurā atļauts novietot transportlīdzekli

Tiesiskais pamats

Caurlaižu režīms nepieciešams Sabiedrībai normatīvajos aktos noteikto pienākumu un uzdevumu izpildei sabiedrības interesēs – Objektā un tajā esošo personu drošības nodrošināšana, dzīvības, veselības aizsardzība, reģionālās nozīmes katastrofas novēršana, noteiktās kārtības nodrošināšana Objektā (tādējādi pamatojums izriet no Regulas 6.panta 1.punkta c) un e) apakšpunkta).

Caurlaižu režīms nepieciešams arī pārziņa un trešo personu leģitīmo interešu ievērošanai – Sabiedrības un citas personas, kas tiesiski uzturas Objektā, tiesību un īpašuma aizsardzība pret noziedzīgu nodarījumu, noteiktās kārtības nodrošināšana Objektā (pamatojums ir Uzņēmuma leģitīma interese – Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts).

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Apsardzes komersants, kurš nodrošina Objekta apsardzi un darbojas Sabiedrības vārdā un uzdevumā kā Sabiedrības apstrādātājs.

Komersants, kas nodrošina datu apstrādi un uzglabāšanu sistēmā

Glabāšanas ilgums

3 (trīs) mēneši no pēdējā apmeklējuma brīža. Glabāšanas termiņš var tikt pagarināts, ja uzsākta pārbaude, un informācija par caurlaidi un tās lietošanu nepieciešama pārbaudes īstenošanai un pabeigšanai

2. Videonovērošana drošības apdraudējumu novēršanas un īpašuma aizsardzības nolūkiem

Sabiedrības teritorijā un telpās tiek veikta videonovērošana šādiem nolūkiem:

1)           nepieļaut vai novērst nepiederīgu personu uzturēšanos paaugstinātas bīstamības objektā;

2)           atklāt vai novērst rūpniecisku avāriju;

3)           novērst, fiksēt teritorijā esošo personu vitāli svarīgu interešu (dzīvības, veselības) apdraudējumu;

4)           novērst, atklāt un fiksēt prettiesisku rīcību saistībā ar īpašuma aizsardzību vai citu personu dzīvības un veselības apdraudējumu un identificēt pārkāpēju;

5)           pierādījumu nodrošināšanai, lai realizētu savas likumīgās intereses.

Videonovērošanas kameras ir izvietotas Sabiedrības teritorijā un ēku atsevišķās telpās, piemēram, gaiteņos, caurlaižu kontroles punktā. Incidentu gadījumos un ārkārtas situācijās tiek izmantotas pie apģērba piestiprināmas videokameras. Videonovērošana netiek veikta darba kabinetos, amatpersonu/darbinieku virtuvēs/atpūtas telpās, dušas telpās, ģērbtuvēs, labierīcībās, medicīniskajā punktā un citās līdzīga veida telpās. Videoieraksts tiek veikts bez skaņas ieraksta (izņemot ar pie apģērba piestiprināmām videokamerām incidentu un ārkārtas situāciju gadījumos).

Apstrādātie dati

Videonovērošanas zonā iekļuvušās personas izskats (attēls), uzvedība (rīcība), atrašanās vieta un laiks.

Tiesiskais pamats

Apstrāde vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 6.panta pirmā punkta e) apakšpunkts – paaugstinātas bīstamības objekta drošības un tajā esošu personu dzīvības, veselības aizsardzības nodrošināšana, reģionālas nozīmes katastrofas novēršana;

Pārziņa leģitīmas intereses (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – Sabiedrībai ir leģitīma interese ierobežot nepiederīgu personu uzturēšanos paaugstinātas bīstamības objektā, laicīgi atklāt vai novērst rūpniecisku avāriju, novērst teritorijā esošo personu vitāli svarīgu interešu (dzīvības, veselības) apdraudējumu, kā arī novērst, atklāt un fiksēt prettiesisku rīcību saistībā ar īpašuma aizsardzību vai citu personu dzīvības un veselības apdraudējumu un identificēt pārkāpēju, lai sauktu to pie atbildības.

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Piekļuve personas datiem ir šādiem datu apstrādātājiem:

1) Apsardzes komersantam, kurš nodrošina objekta apsardzi un

2) Videonovērošanas sistēmas uzturēšanas un tehniskā atbalsta pakalpojumu sniedzējam, kuram var tikt piešķirtas īslaicīgas piekļuves tiesības Sabiedrības atbildīgā darbinieka uzraudzībā.

3) Saņemot rakstveida pamatotu pieprasījumu, dati no videonovērošanas sistēmas var tikt izsniegti šādām trešajām personām (jeb citiem pārziņiem) – valsts un pašvaldību uzraudzības iestādes, kuru kompetencē ietilpst rūpniecisko avāriju vai noziedzīgo nodarījumu atklāšana, izmeklēšana un novēršana; apdrošināšanas pakalpojuma sniedzējs, likumā noteikto tiesību īstenošanai.

Glabāšanas ilgums

Līdz 30 dienām no ieraksta izdarīšanas brīža. Glabāšanas termiņš var tikt pagarināts, ja tas nepieciešams iepriekš noteikto videonovērošanas nolūku sasniegšanai, piemēram, uzsākta pārbaude, un videonovērošanas ieraksts nepieciešams kā pierādījums pārbaudes īstenošanai un pabeigšanai.

1. Līgumsaistību noslēgšanai, izpildei, saziņai un uzraudzībai

Veiktās komercdarbības ietvaros Sabiedrībai ir nepieciešams apstrādāt savu sadarbības partneru, to darbinieku, kontaktpersonu un pārstāvju personas datus, lai nodrošinātu sadarbības (pirkuma, piegādes, pakalpojumu, autora vai izpildītāja u.c. veida) līguma sagatavošanu, noslēgšanu, kvalitatīvu izpildi un pārvaldību, lai izpildītu normatīvo aktu prasības, kā arī lai īstenotu uz līgumu attiecināmas Sabiedrības saistības un likumīgās intereses (piemēram, pārliecināties par sadarbības partnera ekonomisko drošību un vai nepastāv saistība ar kādu no Sabiedrības darbiniekiem).

Sabiedrības e-pastu sarakste tiek uzraudzīta un atsevišķos gadījumos, zvanot uz Sabiedrības tālruņa numuriem, sarunas var tikt ierakstītas. Datu apstrāde nenotiek ar mērķi pastāvīgi kontrolēt saziņas procesus, bet apstrādes rezultātā iegūtie dati var tikt izmantoti, ja Sabiedrībai rodas pamatotas aizdomas par neētisku vai prettiesisku rīcību. Tādā gadījumā personas dati var tikt nodoti Sabiedrības pilnvarotiem darbiniekiem, juridisko pakalpojumu sniedzējiem, kā arī tiesību aizsardzības iestādēm.

Sabiedrība personas datus galvenokārt iegūst no Sadarbības partnera, kad tas, slēdzot līgumu vai vēlāk jau līguma izpildes ietvaros, sniedz Sabiedrībai, piemēram, savus, sava darbinieka, apakšuzņēmēja vai amatpersonas datus. Sabiedrība personas datus iegūst no Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra, pārbaudot informāciju par Sadarbības partnera valdes locekļiem, kā arī no valsts, pašvaldību iestādēm un citām juridiskām personām, kuras atbilstoši normatīvajiem aktiem sniedz personas datus Sabiedrībai. Tāpat Sabiedrība personas datus noteiktos gadījumos var izgūt no e-pastu uzraudzības sistēmas un/vai no telefona sarunu ierakstiem.

Apstrādātie dati

Par sadarbības partneri (fizisko personu): vārds, uzvārds, personas kods, amats, adrese, telefona pieslēguma numurs, e-pasta adrese, norēķinu konta numurs, paraksts, maksājamās summas un pamatojums;

Par sadarbības partnera pārstāvi/pilnvaroto personu: vārds, uzvārds, personas kods (vai dzimšanas datums), amats, pārstāvību pamatojoša informācija, paraksts;

Par sadarbības partnera kontaktpersonu un/vai darbinieku: vārds, uzvārds, amats, telefona pieslēguma numurs, e-pasta adrese;

Citi personas dati noteiktos gadījumos: e-pasta sarakstes saturs, telefona sarunu saturs;

Papildu personas dati, kuru apstrāde izriet no līguma izpildes, piemēram, autora līgumiem – informācija par autora specialitāti, pieredzi, lasītās lekcijas materiālu, video un audio ieraksts lasītajai lekcijai; pirkuma līgumiem – informācija par sadarbības partneru (pircēju) autovadītājiem – transportlīdzekļa numurs un pases dati pie preces izsniegšanas, lai identificētu un pierādītu, kam prece ir izsniegta

Tiesiskais pamats

Līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta b) apakšpunkts), ja līgums ar sadarbības partneri, kas ir fiziska persona;

Juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts), piemēram Grāmatvedības likuma prasību izpilde attiecībā uz attaisnojuma dokumentu noformēšanu un uzglabāšanu;

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts), Sabiedrībai ir leģitīma interese nodrošināt līgumu noslēgšanu, izpildi un sadarbību jebkura līguma ietvaros; saglabāt pierādījumus savu tiesisko interešu aizsardzībai par notikušo darījumu; apstrādāt datus ērtākai darba organizēšanai, izmantojot līgumu pārvaldības sistēmu; pirms līguma slēgšanas pārliecināties par sadarbības partnera ekonomisko drošību un vai nepastāv saistība ar kādu no Sabiedrības darbiniekiem; novērst vai atklāt neētisku vai prettiesisku rīcību un nodrošināties ar pierādījumiem, lai izmeklētu jebkuru šādu rīcību

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

1) Personas datu apstrādātājam, kurš nodrošina datu apstrādi līgumu pārvaldības sistēmā;

2) Uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādes, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā vai ja Sabiedrībai rodas pamats aizstāvēt savas leģitīmās intereses, vēršoties tiesību aizsardzības iestādēs

Glabāšanas ilgums

Kamēr kontaktinformācija ir aktuāla vai kamēr ir spēkā līgums, vai līdz brīdim, kad tiek izpildītas noteiktas saistības, (piemēram, saņemot apliecinājumu no pircēja par preces saņemšanu, tiek dzēsta informācija par autovadītāju, kam prece tika izsniegta transportēšanai). Ja personas dati ir iekļauti līgumā, tie tiks glabāti līguma spēkā esamības laiku, kā arī saskaņā ar pastāvošajiem prasību celšanas noilguma termiņiem (3 līdz 10 gadi) pēc līguma termiņa beigām, lai saglabātu pierādījumus savu tiesisko interešu aizsardzībai par notikušo sadarbību jebkādu prasījumu gadījumā, kā arī grāmatvedības prasību izpildei. Neētiskas vai prettiesiskas rīcības pierādīšanai iegūtā informācija var tikt apstrādāta līdz tiesiskās intereses realizācijas brīdim.

2. Sadarbības partneru pārstāvju un saistīto personu identificēšanai un darījuma partneru pārbaudei

Mēs apstrādājam personas datus sadarbības partneru identifikācijas, izpētes un monitoringa nolūkos, lai novērstu Sabiedrības iesaistīšanos noziedzīgi iegūtu finanšu līdzekļu legalizācijā, terorisma un masu iznīcināšanas finansēšanā, Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma pārkāpšanā, apiešanā vai mēģinājumā izvairīties no sankciju izpildes, kā arī lai nodrošinātu Sabiedrības darbības nepārtrauktību, efektīvu un savlaicīgu reputācijas risku pārvaldību (piemēram, izvairoties no maksājumu un līdzekļu iesaldēšanas Sankciju vai Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas risku dēļ, ko būtu identificējusi kredītiestāde, kurā Sabiedrība veic un saņem maksājumus). Šādas datu apstrādes ietvaros Mēs iegūstam nepieciešamo informāciju un dokumentāciju (anketas, deklarācijas, izziņas), īstenojam sadarbības partneru un saistīto personu (īpašnieks, patiesais labuma guvējs, amatpersona, valdes loceklis) pārbaudi, kā arī veicam monitoringu, izmantojot trešo personu nodrošinātus risinājumus.

Apstrādātie dati

Vārds, uzvārds, personas kods (ja tāda nav – dzimšanas datums, mēnesis, gads, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un iestāde, kas dokumentu izdevusi); valstspiederība; pastāvīgās dzīvesvietas valsts;

veids, kā tiek īstenota kontrole pār kapitālsabiedrību (1. caur statusu juridiskajā personā (ja PLG ir tiešais īpašnieks vai tiešā veidā kontrolē juridisko personu) – kā dalībnieks vai kā akcionārs; 2. kā atsevišķa persona, kas kontrolē (ja patiesais labuma guvējs ir netiešais īpašnieks vai netiešā veidā kontrolē kapitālsabiedrību) – uz pilnvarojuma līguma pamata, uz īpašumtiesību pamata (piemēram, ja patiesais labuma guvējs ir kapitālsabiedrības dalībnieka vai akcionāra – juridiskās personas īpašnieks), caur juridisko veidojumu kā dibinātāju, caur juridisko veidojumu kā pilnvarotājs,

caur juridisko veidojumu kā pārvaldītājs vai uz darījuma attiecību pamata; 3. cits);

Informācija par personu, ar kuras starpniecību tiek īstenota kontrole (fiziskai personai vārds, uzvārds, personas kods, ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, mēnesis un gads), cita informācija, kas iegūta no aizpildītajām anketām, deklarācijām, izziņām vai informācijas meklēšanas un monitoringa rezultātā, izmantojot trešo pušu piedāvātos pakalpojumus.

Tiesiskais pamats

Sabiedrības interesēs veikta datu apstrāde (Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts un apstrādājot īpašu kategoriju personas datus – Regulas 9. panta 2. punkta, g) apakšpunkts).

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts), Sabiedrībai ir leģitīma interese nodrošināt tās darbības nepārtrauktību, efektīvu un savlaicīgu reputācijas risku pārvaldību (piemēram, novēršot maksājumu un līdzekļu iesaldēšanu Sankciju vai Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas risku dēļ, ko būtu identificējusi kredītiestāde, kurā Sabiedrība veic un saņem maksājumus)

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Uzraudzības un nodokļu iestādes, tiesību aizsardzības iestādes – to funkciju veikšanai nepieciešamajā apjomā; Auditori, finanšu un juridiskie konsultanti, kā arī citi pakalpojumu sniedzēji – ja tas ir nepieciešams sniegto pakalpojumu ietvaros; Olpha grupas uzņēmumi – savstarpējo pakalpojumu sniegšanas ietvaros; Informācijas sistēmu un datubāzu nodrošinātāji (piemēram, komercreģistru un sankciju uzraudzības platformu nodrošinātāji, meklēšanas pakalpojumu nodrošinātāji)

Glabāšanas ilgums

Klientu identifikācijas un izpētes nolūkos apkopotie personas dati tiks glabāti visu darījuma spēkā esamības laiku, kā arī 5 (piecus) gadus pēc tiesisko attiecību izbeigšanās brīža

3. Sadarbības partneru (pakalpojumu sniedzēju) darbinieku identificēšanai, instruēšanai darba izpildes vietā

Atsevišķos gadījumos, kad sadarbības partnera sniedzamais pakalpojums ietver noteikta veida darba izpildi Sabiedrības pārvaldītajā teritorijā, Mums būs nepieciešams apstrādāt darba veicēja personas datus, Mūsu leģitīmu interešu ietvaros un nodrošinot normatīvo aktu prasību izpildi vides un darba aizsardzības jomā – lai veiktu darba aizsardzības ievadinstruktāžas, instruktāžas darba vietā, mērķa instruktāžas, ugunsdzēsības instruktāžas, instruktāžas vides aizsardzībā, kā arī lai dotu norīkojumus paaugstinātas bīstamības darbu (ugunsbīstamie, zem elektrolīnijām, darbs ar cilvēku pacēlājiem u.c.) veikšanai.

Apstrādātie dati

Iepazīstināšanai ar instrukcijām: vārds, uzvārds, personas kods, amats, uzņēmuma nosaukums, paraksts par iepazīšanos ar instrukciju;

Norīkojumu paaugstinātas bīstamības darbu veikšanai: vārds, uzvārds, veicamais darbs, amats, uzņēmuma nosaukums, paraksts, darbu veikšanas laiks/ periods, uzraudzības periods

Tiesiskais pamats

Juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts) un attiecīgie MK noteikumi (Nr.749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos”, Nr. 238 “Ugunsdrošības noteikumi” u.c.);

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – nodrošināt 14 001 ISO standarta izpildi, lai visi darbu veicēji ir informēti par vides politiku, aspektiem.

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

VDI, VP, VUGD, kā arī citas uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādes, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā

Glabāšanas ilgums

Informācija par iepazīšanos ar instruktāžām: 3 gadus;

Norīkojumu dati: 3 dienas pēc darbu pabeigšanas

1. Komunikācijas nodrošināšanai ar veselības aprūpes speciālistiem (ārstiem un farmaceitiem) un šādas komunikācijas pārvaldībai

Sabiedrība ir ieinteresēta klātienē, telefonsarunas vai elektroniskās sarakstes formātā īstenot komunikāciju ar veselības aprūpes speciālistiem (turpmāk – Speciālisti), veicot individuālu saziņu ar konkrētu Speciālistu. Šīs saziņas ietvaros ar mērķi popularizēt produktus un veicināt Speciālistu izglītošanu tiek sniegta informācija par Sabiedrības, kā arī Sabiedrības grupas uzņēmumu produktiem (tajā skaitā par lietošanu, iepakojumu, devu, papildinājumiem, izmaiņām aprakstā, lietošanas instrukcijā); par Speciālistiem organizētajiem semināriem un citiem pasākumiem; par zinātniskajiem pētījumiem, zinātniskajām izstrādnēm, jaunām metodēm farmakoloģijas jomā; par iespējām piedalīties pētījumos, sniegt profesionālu viedokli; par Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu citām aktualitātēm.

Iepriekš aprakstītās komunikācijas tiesiskas norises īstenošanai Sabiedrība iegūst Speciālistu piekrišanas un, izmantojot trešās puses nodrošinātu informācijas sistēmu, reģistrē un uzglabā datus par Speciālistiem, pārvalda Speciālistu sniegtās, nesniegtās vai atsauktās piekrišanas, izmanto informācijas sistēmas dotās iespējas komunikācijas izsūtīšanai elektroniskā formātā, kā arī veiktās komunikācijas uzskaitīšanai un pārvaldībai.

Apstrādātie dati

Par veselības aprūpes speciālistu: vārds, uzvārds, e-pasta adrese un/vai tālruņa numurs, adrese (lai tiktos klātienē), specialitāte, darba vieta, amats, profesionālās darbības valsts, tikšanās datums/-i, piekrišanas statuss: “Piekrišana saņemta” un piekrišanas saņemšanas datums; “Piekrišana ar ierobežojumiem” un komentārs par komunikācijas formu vai citu ierobežojumu, piemēram, “vēlas komunicēt tikai klātienes vizīšu formātā”, “tikai e-pastā”, “tikai pa telefonu”; vai “Pierišana pieprasīta”, vai “Piekrišana atteikta/ atsaukta” un piekrišanas atsaukšanas datums

Tiesiskais pamats

Datu subjekta piekrišana (Regulas 6.panta 1.punkta a) apakšpunkts) komunikācijas nodrošināšanai (klātienē, telefonsarunas vai elektroniskās sarakstes formātā) par:

– Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu produktiem (t.sk. par lietošanu, iepakojumu, devu, papildinājumiem, izmaiņām aprakstā, lietošanas instrukcijā);

– Speciālistiem organizētajiem semināriem un citiem pasākumiem;

– zinātniskajiem pētījumiem, izstrādnēm, jaunām metodēm farmakoloģijas jomā;

– iespējām piedalīties pētījumos, sniegt profesionālu viedokli;

– Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu citām aktualitātēm.

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts):

1) attiecībā uz pirmreizēju Speciālistu uzrunāšanu, lai lūgtu piekrišanu komunikācijai – komercdarbības attīstīšana, analizēšana un plānošana; pozitīvas sadarbības un komunikācijas ar Speciālistiem veicināšana;

2) attiecībā uz datu apstrādi sistēmā – komunikācijas tiesiskas norises īstenošana, piekrišanu pārvaldība, komunikācijas sūtīšanas elektroniskā formātā nodrošināšana un pārvaldība.

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Personas dati tiek nodoti apstrādātājam (Proxima Research s.r.o., Slovākija) – pakalpojumu sniedzējam, kas nodrošina datu tehnisku glabāšanu, pārvaldību sistēmā un komunikācijas izsūtīšanu elektroniskā formātā. Datu uzglabāšanas un tehniskā atbalsta ietvaros dati var tikt nodoti apakšapstrādātājiem, kas atrodas ārpus ES/EEZ, noslēdzot līgumu, kas ietver Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta datu aizsardzības klauzulas.

Dati var tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā.

Glabāšanas ilgums

Līdz brīdim, kad persona atsauc savu piekrišanu, izsaka lūgumu pārtraukt saziņu vai pieprasa pārtraukt personas datu apstrādi vai dzēst vai iznicināt apstrādātos personas datus, ja vien nepastāv cits personas datu apstrādes mērķis un tiesiskais pamats. Piemēram, ja persona atsauc savu piekrišanu, Sabiedrība, pamatojoties uz leģitīmām interesēm, saglabās personas datus vēl 5 (piecus) gadus pēc piekrišanas atsaukšanas, lai nodrošinātu, ka konkrētai personai vairs netiek lūgts dot piekrišanu, kā arī lai nodrošinātu pierādījumus par apstrādes tiesisku norisi līdz piekrišanas atsaukšanai jebkādu prasījumu vai sūdzību gadījumā.

2. Apmācību portāla “Open Olpha” nodrošināšana veselības aprūpes speciālistiem

Sabiedrība ir izveidojusi un nodrošina apmācību portāla “Open Olpha” (turpmāk – Portāls) darbību, kas paredzēts veselības aprūpes speciālistiem (turpmāk – Speciālisti). Portāla reģistrētajiem lietotājiem tiek sniegta iespēja apgūt aktuālos kursus e-apmācības sistēmā un iepazīties ar aktuālo informāciju par AS “Olpha” produktiem. Sabiedrība personas datu apstrādi veic, lai:

1)           nodrošinātu iespēju Speciālistiem pieteikties uz semināriem, vebināriem, konferencēm (turpmāk – Pasākumi), piedalīties izraudzītajos Pasākumos un saņemt apliecinājumu, tālākizglītības punktus par dalību Pasākumos (ja konkrēto Pasākumu formāts paredz šāda apliecinājuma izsniegšanu un tālākizglītības punktu piešķiršanu) un, lai Sabiedrība varētu apliecināt Speciālista dalību Pasākumos;

2)           sazinātos ar Speciālistiem, izmantojot Portāla kontā pieejamos saziņas veidus vai Speciālista norādīto e-pasta adresi, tālruņa numuru, adresi, lai sniegtu informāciju par:

1. a) konta darbību (piemēram, par izmaiņām/uzlabojumiem/tehniskām problēmām Portālā);
2. b) Pasākuma norisi, uz kuru Speciālists reģistrējies;
3. c) citiem aktuāliem Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu Pasākumiem un Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu izplatītajiem produktiem (tajā skaitā par produktu lietošanu, iepakojumu, devu, papildinājumiem, izmaiņām aprakstā, lietošanas instrukcijā), kā arī, lai vienotos par iespēju tikties saistībā ar šiem produktiem;

3)           sazinātos ar Speciālistu, izmantojot Portāla kontā pieejamos saziņas veidus vai personas norādīto e-pasta adresi, tālruņa numuru, adresi, ja šāda saziņa nepieciešama Speciālista iniciēta pieprasījuma vai jautājuma atrisināšanai;

4)           saglabātu un analizētu informāciju par Speciālista specialitāti, darba vietu, Pasākumiem, uz kuriem reģistrējies vai kurus apmeklējis, Sabiedrības nosūtīto informāciju Speciālistam, lai izveidotu pēc iespējas Speciālista interesēm atbilstošāku saturu informācijai, kuru Sabiedrība plāno darīt pieejamu/nosūtīt Speciālistam;

5)           Portāla darbības un drošības nodrošināšanai saglabātu un izmantotu informāciju par Speciālista darbībām Portālā;

6)           nodrošinātu Pasākumu norises video un audio ierakstu veikšanu, ko izglītošanas nolūkā darīt pieejamu citiem Speciālistiem.

Apstrādātie dati

Par veselības aprūpes speciālistu: vārds, uzvārds; e-pasta adrese, tālruņa numurs; lietotāja vārds un parole piekļūšanai pie Portāla; informācija par specialitāti; informācija par darba vietu; informācija par Pasākumiem, kuros piedalās, piedalījies vai plāno piedalīties (veikta reģistrācija); iegūtie tālākizglītības punkti Pasākumu apmeklēšanas rezultātā; informācija, kas ietverta veselības aprūpes speciālista un Sabiedrības komunikācijā, kura notiek Portālā, Pasākumu laikā vai, izmantojot e-pastu, tālruņa numuru; pasākumu, tajā skaitā tiešsaistes Pasākumu, norises video un audio ieraksts, kuru Sabiedrība var veikt, lai Pasākumu norises ierakstu darītu pieejamu citiem veselības aprūpes speciālistiem izglītošanās nolūkā (līdz ar to var tikt apstrādāta informācija par veselības aprūpes speciālista dalību Pasākumos, par uzdotajiem jautājumiem, citu rīcību Pasākumu laikā; informācija par veselības aprūpes speciālista darbībām Portālā (piemēram, informācija, kad konts izveidots, kad notikusi pieslēgšanās un atslēgšanās no konta, no kādas IP adreses konts ir izmantots, informācija, cik ilgs laiks pavadīts Portālā)

Tiesiskais pamats

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts), Sabiedrībai ir leģitīmas intereses nodrošināt komercdarbības veikšanu; nodrošināt Speciālistu izglītošanās iespējas; attīstīt, analizēt un plānot Sabiedrības komercdarbību; popularizēt Speciālistiem Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu tēlu, produktus, pasākumus; iegūt informāciju no Speciālistiem par Sabiedrības, tās grupas uzņēmumu produktiem, lai nepieciešamības gadījumā veiktu uzlabojumus, izmaiņas; veidot pozitīvu sadarbību un komunikāciju ar Speciālistiem; pārvaldīt juridiskos un cita veida riskus (piemēram, riski informācijas drošības jomā).

Datu subjekta piekrišana (Regulas 6.panta 1.punkta a) apakšpunkts), lai sazinātos ar Speciālistu pa e-pastu, tālruni vai ierastos norādītajā adresē klātienē un sniegtu informāciju par citiem aktuāliem Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu Pasākumiem un Sabiedrības un tās grupas uzņēmumu izplatītajiem produktiem (tajā skaitā par produktu lietošanu, iepakojumu, devu, papildinājumiem, izmaiņām aprakstā, lietošanas instrukcijā)

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Personas dati tiek nodoti apstrādātājam, lai tas nodrošinātu personas datu glabāšanu, Sabiedrības noteiktās informācijas nosūtīšanu Sabiedrības noteiktam saņēmējam. Dati var tikt nodoti ārpus ES/EEZ, noslēdzot līgumu, kas ietver Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta datu aizsardzības klauzulas.

Dati var tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā.

Pasākumu norises ieraksts Speciālistu izglītošanas nolūkā var tikt izvietots Sabiedrības interneta vietnē vai Sabiedrības sadarbības partnera (tai skaitā cita pārziņa) interneta vietnē

Glabāšanas ilgums

Kamēr Portāla lietotājs ir aktīvs, kā arī vēl 5 (piecus) gadus, no brīža, kad aktivitāte pārtraukta. Ja apstrāde pamatojas uz datu subjekta doto piekrišanu, tad dati tiek glabāti visu piekrišanas spēkā esamības laiku, kā arī 5 (piecus) gadus pēc piekrišanas atsaukšanas, lai nodrošinātu, ka konkrētai personai vairs netiek lūgts dot piekrišanu, kā arī lai nodrošinātu pierādījumus par apstrādes tiesisku norisi līdz piekrišanas atsaukšanai jebkādu prasījumu vai sūdzību gadījumā.

Pasākumu norises ieraksts var tikt saglabāts un nodrošināta tā pieejamība Speciālistiem līdz Pasākumu ietvaros sniegtā izglītojošā informācija vairs nav aktuāla. Sabiedrība regulāri novērtē Pasākumu ieraksta aktualitāti

3. Zāļu blakusparādību ziņojumā ietvertās informācijas apstrāde

Pacienta iesniegtā zāļu blakusparādību ziņojumā var tikt ietverti veselības aprūpes speciālista personas dati vai šādu ziņojumu var iesniegt pats veselības aprūpes speciālists. Vairāk par Sabiedrības veikto personas datu apstrādi saņemot zāļu blakusparādību ziņojumu lasiet šīs Privātuma politikas nākamajā punktā “Zāļu blakusparādību ziņojuma iesniedzēju vai zāļu blakusparādību ziņojumā norādīto personu datu apstrāde”

Sabiedrība zāļu blakusparādību ziņojumā (turpmāk – Ziņojums) iekļautus personas datus apstrādā, lai izpildītu Sabiedrībai normatīvajos aktos noteiktos pienākumus – iegūt, apkopot, analizēt un ņemt vērā informāciju par novērotajām zāļu blakusparādībām. Šo pienākumu izpildes ietvaros Sabiedrība izvērtē Ziņojumu, analizē tajā ietverto informāciju, nepieciešamības gadījumā sazinās ar Ziņojuma iesniedzēju, vai, ja pacients ir devis atļauju, tad sazinās ar pacienta ārstu, lai iegūtu papildu informāciju. Zāļu blakus parādību ziņojumi var tikt saņemti arī telefona sarunas laikā, attiecīgi tiek veikti telefona sarunu ieraksti un, ja ziņojums tiek iesniegts telefoniski, tiek izgūts balss audio ieraksts, lai pienācīgi nodrošinātu saņemtā Ziņojuma fiksēšanu, informācijas izvērtēšanu un pierādījumu saglabāšanu par saņemto Ziņojumu. Visa saņemtā un apstrādātā informācija nepieciešama, lai palīdzētu mazināt un novērst iespējamo ar zāļu lietošanu saistīto risku, kā arī lai veicinātu zāļu drošu lietošanu.

Sabiedrība personas datu apstrādi uzsāk, tad, kad tai tiek iesniegts Ziņojums. Pacienta iesniegtā Ziņojumā var tikt ietverti veselības aprūpes speciālista personas dati. Ziņojumu var iesniegt pats pacients, tā pārstāvis (piemēram, advokāts vai vecāks par bērnu) vai veselības aprūpes speciālists. Ja Ziņojumu iesniedz pacienta pārstāvis, šī persona ir pilnībā atbildīga un nodrošina, ka viņai ir tiesības atbilstoši Regulai pacienta personas datus iesniegt Sabiedrībai, tajā skaitā ir tiesības pacienta vārdā dot atļauju Sabiedrībai sazināties ar pacienta ārstu, un pārstāvja pienākums ir sniegt pacientam šajā Privātuma politikā norādīto informāciju saistībā ar veikto personas datu apstrādi.

Sabiedrība veic saņemto personas datu pseidonimizēšanu, bet personas datu iesniegšana, ietverot tos Ziņojumā, ir nepieciešama, lai Sabiedrība nepieciešamības gadījumā varētu iegūt papildu informāciju par Ziņojumā aprakstīto situāciju un lai Sabiedrība varētu noteikt, vai vairāki ziņojumi attiecas uz vienu un to pašu gadījumu vai uz vairākiem zāļu radīto blakusparādību gadījumiem. Mēs aicinām sniegt tikai Ziņojuma formā prasīto informāciju, sekojot līdzi Ziņojuma formā norādītajām instrukcijām.

Apstrādātie dati

Par pacientu:

1) iniciāļi vai vārds, uzvārds;

2) kontaktinformācija – tālruņa numurs, e-pasta adrese;

3) informācija par dzimumu, vecumu, svaru;

4) informācija par lietotajām zālēm;

5) informācija par diagnozi, kuras dēļ zāles lietotas;

6) informācija par zāļu radītajām blakusparādībām;

7) cita informācija par pacienta veselību, kas saistīta ar zāļu radītajām blakusparādībām;

8) informācija par veselības aprūpes speciālistu un tā attiecībām ar pacientu;

9) informācija par pārstāvi un tā attiecībām ar pacientu.

Par veselības aprūpes speciālistu un/vai pacienta pārstāvi:

1) vārds, uzvārds;

2) kontaktinformācija – tālruņa numurs, e-pasta adrese;

3) informācija par profesionālo darbību;

4) informācija par attiecībām ar pacientu.

Ja ziņojums tiek iesniegts telefoniski, tad papildus iepriekš norādītajiem personas datiem, tiek iegūts arī balss audio ieraksts, lai pienācīgi nodrošinātu saņemtā Ziņojuma fiksēšanu, informācijas izvērtēšanu un pierādījumu saglabāšanu par saņemto Ziņojumu.

Tiesiskais pamats

Juridiska pienākuma izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts), Farmācijas likums, Ministru kabineta 2013.gada 22.janvāra noteikumi Nr. 47 “Farmakovigilances kartība”, Eiropas Parlamenta un padomes Regula (EK) Nr.726/2004 (2004.gada 31.marts), ar ko nosaka cilvēkiem paredzēto un veterināro zāļu reģistrēšanas un uzraudzības Kopienas procedūras un izveido Eiropas Zāļu aģentūru un Regulas 9.panta 2.punkta g) un i) apakšpunkts

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Sabiedrība izmanto personas datu apstrādātāju, kas Sabiedrības vārdā un uzdevumā, pamatojoties uz Sabiedrības norādījumiem nodrošina glabāšanas datu bāzes tehnisko uzturēšanu.

Ja saņemta pacienta atļauja, Sabiedrība ir tiesīga sazināties ar pacienta ārstu, lai iegūtu papildu informāciju un izpildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus.

Normatīvos aktos noteiktos gadījumos personas dati tiek nodoti institūcijai, kas veic Sabiedrības uzraudzību – Latvijas Republikas Zāļu valsts aģentūrai, Eiropas Zāļu valsts aģentūrai, Eiropas Zāļu aģentūras zāļu ziņojumu datu bāzei „Eudravigilance” pseidonimizētā veidā, vai pēc pamatota rakstveida pieprasījuma saņemšanas – citai institūcijai, kurai informācija nepieciešama savu pienākumu izpildei.

Glabāšanas ilgums

Kamēr produkts ir reģistrēts un vēl 10 gadus pēc konkrēto zāļu tirdzniecības atļaujas spēkā esamības beigām

Sabiedrība klīniskos pētījumus veic ar mērķi iegūt apstiprinājumu zāļu drošībai un efektivitātei cilvēka organismā. Šie pētījumi ir svarīgs posms zāļu reģistrācijas procesā, kas sniedz pierādījumos balstītus faktus ieguvumu-risku novērtēšanā. Sabiedrība ik gadu veic dažāda veida klīniskos pētījumus (bioekvivalences, zāļu efektivitātes un drošuma pētījumi) vairākās valstīs saskaņā ar ES un nacionālās valsts likumdošanu, ievērojot Labas klīniskās prakses (GCP) vadlīnijas.

Apstrādātie dati

Informācija, ko Sabiedrība apstrādā par pētāmo personu (pacientu vai veselu brīvprātīgo): pseidonimizēta identifikācijas informācija, veselības dati – slimības vēsture, analīžu u.c. pārbaužu rezultāti u.c.

Tiesiskais pamats

Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts) un apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā (Regulas 9.panta 2.punkta i) apakšpunkts), kā arī Farmācijas likums un Ministru kabineta noteikumi Nr.289 (no 23.03.2010.) un datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem (Regulas 9.panta 2.punkta a) apakšpunkts)

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati pilnā apmērā ir pieejami pētniekiem un izpētes organizācijām, uzraudzības iestādēm, tām noteikto funkciju īstenošanas ietvaros

Glabāšanas ilgums

Datus glabā vismaz piecus gadus pēc pētāmā preparāta reģistrācijas.

Pamatdokumentus glabā ilgāk, ja tas noteikts normatīvajos aktos par medicīniskās dokumentācijas lietvedības kārtību vai līgumā, kas noslēgts starp sponsoru un pētnieku.

Medicīniskos ierakstus par pētāmām personām glabā saskaņā ar normatīvajiem aktiem par medicīniskās dokumentācijas lietvedības kārtību.

Zāļu lietošanas novērojumos apkopo tikai tādus datus, kurus novērojumu veicējs (ārsts) iegūst savā profesionālajā darbībā, pamatojoties uz atzinumu par pacienta veselības stāvokli un ārstēšanu. Pacientiem neveic papildu diagnostikas un uzraudzības procedūras un ievākto datu analīzei izmanto epidemioloģiskās metodes. Sabiedrība zāļu lietošanas novērojumus organizē, lai izvērtētu ārstēšanas iespējas un labāk palīdzētu cilvēkiem ar veselības problēmām, kuru ārstēšanai paredzētas novērojamās zāles.

Apstrādātie dati

Informācija, ko Sabiedrība apstrādā par pacientu: pseidonimizēta identifikācijas informācija, veselības dati – slimības vēsture, analīžu u.c. pārbaužu rezultāti, demogrāfiskie dati – dzimums, vecums u.c. informācija atkarībā no novērojamo zāļu specifikas

Tiesiskais pamats

Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 6.panta 1.punkta e) apakšpunkts), apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā (Regulas 9.panta 2.punkta i) apakšpunkts), kā arī Farmācijas likums un Ministru kabineta noteikumi Nr.289 (no 23.03.2010.) un datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem (Regulas 9.panta 2.punkta a) apakšpunkts)

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati pilnā apmērā ir pieejami novērojuma veicējam – ārstējošajam ārstam, kā arī iestādēm, kurām saskaņā ar Ārstniecības likumu ir tiesības iepazīties ar ziņām par pacientu

Glabāšanas ilgums

Datus glabā vismaz piecus gadus pēc pētāmā preparāta reģistrācijas.

Pamatdokumentus glabā ilgāk, ja tas noteikts normatīvajos aktos par medicīniskās dokumentācijas lietvedības kārtību vai līgumā, kas noslēgts starp sponsoru un pētnieku.

Medicīniskos ierakstus par pētāmām personām glabā saskaņā ar normatīvajiem aktiem par medicīniskās dokumentācijas lietvedības kārtību.

Ja esat Sabiedrības organizēto pasākumu apmeklētājs vai dalībnieks, Jūsu dati var tikt apstrādāti pasākuma organizēšanas, rīkošanas un atspoguļošanas mērķiem. Apstrādāto personas datu apjoms var būt atšķirīgs, ņemot vērā konkrētā pasākuma raksturu un specifiku, piemēram, Sabiedrība var organizēt un apmaksāt semināru, konferenci vai ekskursiju saviem sadarbības partneriem, viņu pārstāvjiem un darbiniekiem. Sabiedrība ir ieinteresēta pozitīva publiskā tēla veidošanā, tādēļ Sabiedrības rīkotie pasākumi var tikt fotografēti un/vai filmēti un iegūtie materiāli pēc atlases veikšanas var tikt publicēti gan Sabiedrības tīmekļa vietnē, gan sociālo tīklu kontos, avīzēs, žurnālos vai citos kanālos.

Apstrādātie dati

Par pasākuma apmeklētāju vai dalībnieku:

vārds, uzvārds, specialitāte, amats, pārstāvētais uzņēmums un citi dati atkarībā no pasākuma specifikas.

Publicitātei – fotogrāfijās vai videoierakstos fiksēti dati no pasākuma norises vietas

Tiesiskais pamats

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – organizēt pasākumus saviem klientiem vai sadarbības partneriem, kā arī nodrošināt rīkoto pasākumu publicitāti

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati var būt pieejami šādiem apstrādātājiem – fotogrāfiem, arhivēšanas pakalpojumu sniedzējam, datu bāzes tehniskajam uzturētājam, kā arī citiem pakalpojumu sniedzējiem, kas savu sniegto pakalpojumu ietvaros var darboties kā apstrādātāji, vai kā trešās personas (neatkarīgi datu pārziņi).

Dati varētu tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā vai ja Sabiedrībai rodas pamats aizstāvēt savas leģitīmās intereses, vēršoties tiesību aizsardzības iestādēs.

Publicitātes fotoattēli, videoieraksti un vispārēja informācija par pasākumu būs publiski pieejama.

Glabāšanas ilgums

Datu glabāšanas termiņš tiek noteikts, lai ņemtu vērā pasākuma organizēšanas vajadzības, kā arī lai ievērotu Grāmatvedības likuma prasības.

Savukārt publicitātes materiāli tiks glabāti bez ierobežota glabāšanas termiņa, lai nodrošinātu Sabiedrības vēsturiskās atmiņas veidošanu.

Ja sazināsieties ar mums rakstveidā, saņemot Jūsu vēstuli, iesniegumu, pieprasījumu vai sūdzību Sabiedrībai rodas tiesiska interese to apstrādāt – reģistrēt ienākošās korespondences žurnālā, iepazīties ar saturu, nodot par konkrēto jomu atbildīgajam darbiniekam izvērtēt, pieņemt lēmumu un sagatavot atbildi pēc būtības, kā arī saglabāt pierādīšanas nolūkā visu notikušo korespondenci saistībā ar konkrēto iesniegumu, pieprasījumu vai sūdzību jebkādu turpmāko pretenziju risināšanas nolūkā

Apstrādātie dati

Par iesniedzēju: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, korespondences adrese; jebkāda iesniegumā norādītā informācija; jebkāda iesnieguma izskatīšanas gaitā iegūtā informācija

Tiesiskais pamats

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – apstrādāt saņemto iesniegumu, pieprasījumu, sūdzību, to risināt un paziņot pieņemto lēmumu, kā arī saglabāt pierādījumus turpmāku pretenziju risināšanas nolūkā

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati var būt pieejami šādiem apstrādātājiem – arhivēšanas pakalpojumu sniedzējam, datu bāzes tehniskajam uzturētājam vai citām personām, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu Sabiedrībai.

Dati var tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā vai, ja Sabiedrībai nepieciešams aizstāvēt savas likumīgās intereses.

Glabāšanas ilgums

Datu glabāšanas termiņš tiek noteikts, lai ņemtu vērā piemērojamos noilguma termiņus (līdz 10 gadiem).

Veicinot ķīmijas un farmācijas nozaru attīstību, Sabiedrība aktīvi sadarbojas ar SIA “Centrālā laboratorija”, Latvijas Ķīmijas un farmācijas uzņēmēju asociāciju, kā arī ar Latvijas augstskolām projektos, kas vērsti uz studentu un mācībspēku zināšanu un pieredzes paaugstināšanu farmācijas un ķīmijas studiju programmās. Šīs sadarbības ietvaros Sabiedrība īsteno studentu stipendiju programmu. Lai pieteiktos stipendijai, students, kurš pretendē uz stipendiju, aizpilda elektroniskā pieteikuma anketu Sabiedrības mājaslapā: https://starpmumsirkimija.lv . Saņemot pieteikumus, Sabiedrība tos izvērtē un pieņem lēmumu par stipendiju piešķiršanu izcilākajiem pretendentiem. Fotoattēlus un vispārēju informāciju par uzvarētājiem Sabiedrībai ir interese publicēt, lai veidotu interesi par dabaszinātnēm un popularizētu Sabiedrību kā sociāli atbildīgu uzņēmumu.

Apstrādātie dati

Par pretendentu: vārds, uzvārds; tālruņa numurs un e-pasts; izglītības iestāde un studiju programma; sekmes un studiju sasniegumi; personiskie aspekti – motivācija, pašatdeve, iesaiste izglītības procesā; atsauksmes no izglītības iestādes; kā arī cita informācija, ko pretendents norādījis pieteikumā vai sniedzis intervijas laikā; kredītiestādes norēķinu konta numurs stipendijas izmaksāšanai;

Kā arī publicitātei – konkursa uzvarētāju vārds, uzvārds, fotoattēls, informācija par izglītības iestādi un studiju programmu, studiju sasniegumi un cita pozitīvā informācija

Tiesiskais pamats

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts) – sociālās atbildības pasākumu īstenošana, lai atbalstītu jaunos ķīmijas pedagogus un veicinātu bērnu un jauniešu interesi par dabaszinātnēm, īpaši ķīmiju, kā arī publicitātes nodrošināšana, informējot par veiktajiem sociālās atbildības pasākumiem, lai atbalstītu jaunos ķīmijas pedagogus un veicinātu bērnu un jauniešu interesi par dabaszinātnēm.

Līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta b) apakšpunkts) – ar konkursa uzvarētājiem tiek slēgts līgums par stipendijas piešķiršanu

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati var būt pieejami šādiem apstrādātājiem – fotogrāfiem, arhivēšanas pakalpojumu sniedzējam, datu bāzes tehniskajam uzturētājam vai citām personām, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu Sabiedrībai. Valsts iestādēm tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam.

Publicitātes fotoattēli un vispārēja informācija par uzvarētājiem būs publiski pieejama

Glabāšanas ilgums

Datus paredzēts glabāt 5 gadus pēc atbalsta piešķiršanas, lai izpildītu Grāmatvedības likuma prasības.

Publicitātes materiāli tiks glabāti bez ierobežota glabāšanas termiņa, lai nodrošinātu Sabiedrības vēsturiskās atmiņas veidošanu

Rīkojoties saskaņā ar savu filozofiju, biznesa stratēģiju un darbības virzienu, Sabiedrība var uzņemties noteiktus sponsorēšanas projektus un atbalsta iniciatīvas – piešķirt ziedojumus. Sabiedrība savā mājaslapā nodrošina iespēju iesniegt sponsorēšanas un sabiedrības atbalsta projektu pieteikumus, aizpildot pieteikuma formu mājaslapā.

Ja iesniedzot sponsorēšanas pieteikumu iesniedzējs iesniedz citas fiziskās personas datus (rīkojoties šīs personas vārdā vai uzdevumā), tad iesniedzējs ir atbildīgs par Vispārīgajai datu aizsardzības regulai atbilstoša tiesiskā pamata nodrošināšanu datu iesniegšanai Sabiedrībai sponsorēšanas pieteikuma iesniegšanas nolūkā, kā arī ir atbildīgs par attiecīgās citas fiziskās personas informēšanu par notiekošo datu apstrādi un iepazīstināšanu ar šo Privātuma politiku. Sabiedrība aicina nesniegt datus par citas fiziskas personas veselību, kā arī nesniegt Sabiedrībai personas datus, kas nav nepieciešami pieteikuma izvērtēšanai, piemēram, fotogrāfiju, nacionālo vai etnisko izcelsmi, ģimenes stāvokli, piederību pie kādas politiskās partijas, darbinieku arodbiedrības vai citas sabiedriskās organizācijas, reliģiskās konfesijas, vai informāciju par reliģisko pārliecību, vai dokumentus un detalizētu informāciju par savu veselību. Ja pieteikuma izvērtēšanai būs nepieciešama konkrēta papildu informācija vai dokumenti, tad Sabiedrība lūgts iesniedzēju tos iesniegt vai uzrādīt.

Iesniedzēja personas datus Sabiedrība apstrādā ar nolūku izskatīt iesniegto pieteikumu Sabiedrībai, izlemt par atbalsta piešķiršanu un pozitīva lēmuma gadījumā – slēgt ziedojuma (dāvinājuma) līgumu un īstenot līgumā noteikto tiesību un pienākumu izpildi, tajā skaitā nodrošināt pieteikumā ietvertā lūguma izpildi.

Apstrādātie dati

Par ziedojuma pieprasītāju:

– vārds, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese;

– pieteikumam pievienotajos vai papildu iesniegtajos dokumentos ietvertā

informācija par vēlamo atbalstu, mērķiem, budžetu, atbalstāmā projekta

apraksts;

– Sabiedrības lēmums attiecībā uz pieteikumu;

– informācija par veselību (ja pieteikums ir par atbalstu veselības jomā);

– personas kods, dzīvesvietas adrese, bankas konta numurs (slēdzot ziedojuma/

dāvinājuma līgumu)

Tiesiskais pamats

Piekrišana (Regulas 6.panta 1.punkta a) apakšpunkts) – attiecībā uz pieteikuma iesniegšanu, kā arī  piekrišana īpašu kategoriju datu apstrādei (Regulas 9.panta 2.punkta a) apakšpunkts), ja pieteikumā iekļauti veselības dati vai citi īpašu kategoriju dati; Līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Regulas 6.panta 1.punkta b) apakšpunkts) – attiecībā uz ziedojuma/dāvinājuma līguma noslēgšanu un izpildi

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Dati varētu tikt nodoti uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādēm, ja tiek saņemts pamatots pieprasījums rakstveidā vai ja Sabiedrībai rodas pamats aizstāvēt savas leģitīmās intereses, vēršoties tiesību aizsardzības iestādēs.

Sportistu atbalsta gadījumā dati varētu tikt publiskoti mājaslapā, “FaceBook” kontā (tādā gadījumā šis aspekts tiek atrunāts atbalsta līgumā vai iekļaujot atrunu e-pastā par datu apstrādi publicitātes mērķiem, piemēram, maratona dalībniekiem)

Glabāšanas ilgums

5 gadus pēc atbalsta piešķiršanas, lai izpildītu Grāmatvedības likuma prasības.

Sabiedrība trauksmes cēlēju personas datus apstrādā, lai izpildītu Trauksmes celšanas likumā noteikto pienākumu – pieņemt, izskatīt un izmeklēt trauksmes cēlēja ziņojumu par pārkāpumu Sabiedrībā, nodrošinātu pienācīgu trauksmes cēlēja aizsardzību (arī trauksmes cēlēja radinieka un/vai saistītas personas aizsardzību) un veicinātu sabiedrības izpratni par trauksmes celšanu. Šī procesa ietvaros Sabiedrība personas datu apstrādi var veikt arī savu leģitīmo interešu īstenošanas ietvaros, lai aizsargātu Sabiedrībai svarīgas intereses – nodrošināt efektīvu trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšanu, īstenot Sabiedrības tiesības uz Sabiedrības vērtību un reputācijas aizsardzību, Sabiedrības ekonomisko interešu aizsardzību un ilgtspēju, kā arī nodrošināt iekšējā normatīvā akta pārkāpšanas atklāšanu, noziedzīga nodarījuma un citas prettiesiskas rīcības novēršanu, iespējama vai esoša kaitējuma, zaudējuma vai tiesību pārkāpuma novēršanu.

Apstrādātie dati

Par trauksmes cēlēju: vārds, uzvārds, kontaktinformācija saziņai (adrese, e-pasta adrese vai tālruņa numurs), informācija par trauksmes cēlēja saistību ar Sabiedrību (piemēram, darbinieks, pakalpojuma sniedzējs), informācija par to, vai trauksmes cēlējs par pārkāpumu iepriekš ziņojis, cita informācija par trauksmes cēlēju, kas norādīta trauksmes cēlēja ziņojumā vai kas iegūta un izmantota trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšanas ietvaros, ja bez šīs informācijas nevar pilnvērtīgi veikt trauksmes cēlēja ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanu.

Par trauksmes cēlēja radinieku un/vai saistīto personu: var būt tādi personas dati kā vārds, uzvārds, kontaktinformācija, amats Sabiedrībā.

Tiesiskais pamats

Juridiska pienākuma izpilde un apstrāde sabiedrības interesēs (Regulas 6.panta 1.punkta c) un e) apakšpunkts), kas izriet no Trauksmes celšanas likuma.

Pārziņa leģitīmu interešu nodrošināšana (Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts), Sabiedrībai ir leģitīma interese – nodrošināt efektīvu trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšanu, īstenot Sabiedrības tiesības uz Sabiedrības vērtību un reputācijas aizsardzību, Sabiedrības ekonomisko interešu aizsardzību un ilgtspēju, kā arī nodrošināt iekšējā normatīvā akta pārkāpšanas atklāšanu, noziedzīga nodarījuma un citas prettiesiskas rīcības novēršanu, iespējama vai esoša kaitējuma, zaudējuma vai tiesību pārkāpuma novēršanu

Nodošana apstrādātājam un / vai trešajām personām

Uzraudzības un tiesību aizsardzības iestādes normatīvajos aktos noteiktos gadījumos (Valsts policija, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs, Valsts darba inspekcija u.c. vai gadījumā, ja Sabiedrībai rodas pamats aizstāvēt savas leģitīmās intereses, vēršoties tiesību aizsardzības iestādēs (piemēram, tiesā, Valsts policijā).

Sabiedrība var izmantot personas datu apstrādātāju, kas nodrošina personas datu glabāšanu.

Glabāšanas ilgums

Trauksmes cēlēja personas datu pseidonimizēšana notiek nekavējoties pēc trauksmes cēlēja ziņojuma saņemšanas.

Dati tiek glabāti 1 (vienu) gadu pēc trauksmes cēlēja ziņojuma lietas izskatīšanas pabeigšanas. Pēc tam dati tiek iznīcināti vai dzēsti 3 (trīs) mēnešu laikā, izņemot, ja Sabiedrībai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir juridisks pienākums datus glabāt ilgāku laiku, vai ja uzsākta tiesvedība vai jebkāda pārbaude trauksmes cēlēja ziņojumā norādītā pārkāpuma sakarā.

Sabiedrība izmanto savās pārvaldītajās tīmekļa vietnēs nepieciešamās jeb obligātās sīkdatnes – tās ir sīkdatnes, kuras atbilstoši normatīvajiem aktiem Sabiedrība drīkst bez piekrišanas saglabāt Jūsu ierīcē, ja tās ir nepieciešamas konkrētās tīmekļa vietnes darbībai. Pēc noklusējuma pārējās sīkdatnes ir atspējotas, izņemot nepieciešamās sīkdatnes, kas nodrošina interneta vietnes pamata funkcionalitāti un darbību. Cita veida sīkdatņu izmantošanai ir nepieciešama Jūsu atļauja – piekrišana un tās tiks lietotas tikai pēc tam, kad būsiet devis savu piekrišanu. Vairāk par Sabiedrības izmantotajām sīkdatnēm un to pārvaldību lasiet Mūsu Sīkdatņu izmantošanas politikā, kas pieejama šeit: https://olpha.eu/cookie-usage-policy/

Kādas ir manas tiesības saistībā ar veikto personas datu apstrādi?

• Saskaņā ar Regulas noteikumiem Jums ir tiesības pieprasīt Sabiedrībai piekļuvi saviem personas datiem, kas ir Sabiedrības rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret savu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.
• Sabiedrība ciena šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, pieprasījuma saņemšanas gadījumā, Sabiedrība uz to atbildēs normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams, tad izpildīs Jūsu pieprasījumu attiecīgi labojot vai dzēšot prasītos personas datus.
• Ja personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un Sabiedrība turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādāja uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādās. Tomēr Sabiedrība informē, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, Sabiedrības vai trešo personu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.
• Jūs var iebilst pret savu personas datu apstrādi, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.
• Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar Sabiedrības veikto personas datu apstrādi, aicinām vispirms vērsties pie Sabiedrības.
• Tomēr, ja uzskatāt, ka nav bijis iespējams savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un aizvien uzskatāt, ka Sabiedrība pārkāpj Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas mājas lapā (https://www.dvi.gov.lv/lv/iesniegumu-paraugi).

Kur vērsties, lai izmantotu savas datu subjekta tiesības?

Jūs varat iegūt informāciju par Sabiedrības rīcībā esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

• iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi Sabiedrības birojā pēc adreses: Rūpnīcu iela 5, Olaine, LV-2114, katru darba dienu no plkst. 10:00 līdz 16:00;
• iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to Sabiedrībai pa pastu uz sekojošu adresi: AS “Olpha” Personas datu aizsardzības speciālistam, Rūpnīcu iela 5, Olaine, LV-2114;
• iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz Sabiedrības personas datu aizsardzības speciālista e-pastu: [email protected] ieteicams parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu.

Saņemot iesniegumu Sabiedrība izvērtē tā saturu un iesniedzēja identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgās situācijas Sabiedrība patur iespēju lūgt iesniedzējam papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu izsniedzamo datu drošību un izpaušanu pareizajai personai.

Kādiem saņēmējiem mēs darām pieejamus Jūsu personas?

Sabiedrība veic vajadzīgos pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, var piekļūt:

• Sabiedrības darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kam tas nepieciešams darba pienākumu vai pilnvarā norādīto uzdevumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji;
• personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, IT infrastruktūras, datu bāzes izstrādātājs/tehniskais uzturētājs, datu glabāšanas un arhivēšanas pakalpojumu sniedzēji, kā arī citas personas, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu Sabiedrībai;
• valsts un pašvaldību iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesību aizsardzības iestādes, pašvaldības, Valsts ieņēmumu dienests, Zāļu valsts aģentūra un citas iestādes atbilstoši to kompetencei un pilnvaru apjomam;
• trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats, piemēram, parādu piedzinēji, zvērināti tiesu izpildītāji, tiesas, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādes, bankas, apdrošināšanas sabiedrības.

No kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no sekojošiem veidiem:

• savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;
• ja līgums tiek slēgts ar trešo personu un tā ir norādījusi Jūs kā pārstāvi vai kontaktpersonu;
• no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, ziņojumus, pieteikumus, sūdzības, e-pastus, zvanīsiet mums;
• no Jums, izmantojot sīkdatnes (“cookies”), ja apmeklēsiet mūsu pārvaldītās tīmekļa vietnes;
• no Jums, veicot autorizāciju tīmekļa vietnē https://open.olpha.eu/ ;
• no Jums, ja pieteiksieties un apmeklēsiet Sabiedrības organizētu pasākumu;
• no videonovērošanas ierakstiem un piekļuves kontroles sistēmām, ja apmeklēsiet Sabiedrības pārvaldīto teritoriju, kurā tiek veikta videonovērošana un nodrošināts caurlaižu režīms;
• no zāļu blakusparādību ziņojumu iesniedzējiem;
• no pētniekiem un izpētes organizācijām, zāļu novērojumu veicējiem (ārstiem) – pseidonimizētā veidā.

Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu personas datus neizmantojam automatizētu lēmumu pieņemšanā.

Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Mēs apstrādājam Jūsu personas datus galvenokārt Eiropas Savienības teritorijā. Gadījumā, ja personas datu apstrādi nepieciešams uzticēt sadarbības partnerim vai pakalpojumu sniedzējam, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības un Eiropas ekonomiskās zonas, tiek veikti pasākumi, lai pārliecinātos, ka attiecīgais sadarbības partneris vai pakalpojuma sniedzējs datus apstrādā valstī, attiecībā uz kuru pastāv Eiropas Komisijas lēmums par atbilstošu personas datu aizsardzības līmeņa nodrošināšanu, vai ka attiecīgais sadarbības partneris vai pakalpojuma sniedzējs nodrošina Eiropas Komisijas apstiprināto līguma standartklauzulu attiecībā uz personas datu nosūtīšanu trešajām valstīm parakstīšanu un ievērošanu.

Privātuma politikas spēkā stāšanās, pieejamība un izmaiņas

Šī Privātuma politika stājas spēkā 2024. gada 3. oktobrī

Aktuālā Privātuma politikas versija tiek publicēta Sabiedrības tīmekļa vietnē, kā arī izdrukātā veidā pēc pieprasījuma ir pieejama Sabiedrības Biroja administrācijā Rūpnīcu ielā 5, Olainē.

Sabiedrībai ir tiesības veikt izmaiņas Privātuma politikā.